Χάθηκαν τα email μου, γιατί συμβαίνει με το IMAP και πώς σε προστατεύει το POP3

Χάθηκαν τα email μου; Αν ο λογαριασμός σου είναι ρυθμισμένος σε IMAP, ένα χακάρισμα, μια λάθος διαγραφή στο κινητό ή ένα πρόβλημα στον server φτάνει για να χαθούν από παντού ταυτόχρονα. Πολλοί χρήστες του διαδικτύου έχουν πλέον τουλάχιστον μία διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, και για τις επιχειρήσεις η αλληλογραφία είναι από τα πιο σημαντικά δεδομένα τους.

Για να λειτουργήσει μία διεύθυνση email χρειάζονται δύο servers, ή δύο υπηρεσίες στον ίδιο server. Αυτός που διαχειρίζεται την εξερχόμενη αλληλογραφία (SMTP) και αυτός που διαχειρίζεται την εισερχόμενη (POP3 ή IMAP). Δύο λοιπόν είναι οι τρόποι για να λάβεις τα email σου, το POP3 και το IMAP, και τα δύο είναι πρωτόκολλα επικοινωνίας του υπολογιστή σου με τον mail server. Από αυτή την επιλογή κρίνεται αν θα έχεις πάντα δικό σου αντίγραφο της αλληλογραφίας σου.

POP3 τι είναι και πώς κρατά τα email στον υπολογιστή σου

Το POP3 (Post Office Protocol 3, γιατί είναι η 3η έκδοση) είναι το πρωτόκολλο που κατεβάζει τα email στον υπολογιστή σου, ώστε να έχεις εσύ το δικό σου αρχείο. Είναι η εξέλιξη του πρώτου πρωτοκόλλου POP, που δημιουργήθηκε το 1984. Καθώς τότε οι σκληροί δίσκοι ήταν μόλις μερικά MB, οι servers δεν μπορούσαν να κρατήσουν μεγάλο αριθμό email, οπότε οι χρήστες έπρεπε καθημερινά να τα κατεβάζουν τοπικά ώστε να ελευθερώνεται χώρος στον server.

Οι εφαρμογές email που χρησιμοποιούν POP3 συνδέονται στον mail server, ανακτούν όλα τα μηνύματα, τα αποθηκεύουν στον υπολογιστή ή τη συσκευή σου ως νέα μηνύματα, τα διαγράφουν από τον server και τέλος αποσυνδέονται. Το πρωτόκολλο αυτό χρησιμοποιείται κατά κόρον και σήμερα, και αντικατάστασή του δεν φαίνεται στον ορίζοντα.

Το βασικό του πλεονέκτημα είναι ότι κρατά τοπικό αρχείο των email σου, που το ελέγχεις εσύ. Ό,τι κι αν συμβεί στον server, στον πάροχο ή στον λογαριασμό σου, η αλληλογραφία που έχεις ήδη κατεβάσει μένει στον υπολογιστή σου.

IMAP τι είναι και πώς δουλεύει

Το IMAP είναι το πρωτόκολλο που κρατά όλα τα email σου στον mail server, τον λεγόμενο διακομιστή IMAP, και τα συγχρονίζει με όλες τις συσκευές σου. Το IMAP δημιουργήθηκε το 1986, γιατί οι προγραμματιστές της εποχής δεν ήταν ικανοποιημένοι με το POP και ήθελαν να έχουν πρόσβαση στα email τους και από άλλες συσκευές, ανά πάσα στιγμή.

Σε αντίθεση με το POP, το IMAP προσφέρει αμφίδρομη επικοινωνία μεταξύ του mail server και των εφαρμογών email σου. Αυτό σημαίνει ότι οι ενέργειες που κάνεις από τη μία πλευρά, για παράδειγμα η μετακίνηση ενός email σε φάκελο από το smartphone σου, εμφανίζονται αμέσως και αυτόματα σε όλες τις άλλες συσκευές. Το IMAP κρατά τα email στον server, δεν τα διαγράφει και παρέχει συγχρονισμένη πρόσβαση από πολλές συσκευές.

Αυτό είναι το μεγάλο πλεονέκτημά του, αλλά και ο μεγάλος κίνδυνός του. Με το IMAP η αλληλογραφία σου υπάρχει ουσιαστικά σε ένα μόνο σημείο, τον server, και οι συσκευές σου απλώς δείχνουν τι υπάρχει εκεί.

Διαφορά POP3 και IMAP

Η διαφορά POP3 και IMAP είναι το πού ζει η αλληλογραφία σου. Με το POP3 τα email κατεβαίνουν και φυλάσσονται στον υπολογιστή σου, ενώ με το IMAP μένουν στον server και οι συσκευές σου απλώς τα συγχρονίζουν. Επομένως το POP3 σου δίνει δικό σου αρχείο και mailbox που δεν γεμίζει, αλλά δύσκολη πρόσβαση από πολλές συσκευές. Το IMAP σου δίνει τα ίδια email παντού, αλλά κάθε αλλαγή, και κάθε διαγραφή, περνά σε όλες τις συσκευές ταυτόχρονα. Τον αναλυτικό συγκριτικό πίνακα θα τον βρεις στη διαφορά POP3 και IMAP στη γνωσιακή μας βάση.

Κίνδυνοι του IMAP για την επαγγελματική αλληλογραφία

Οι κίνδυνοι του IMAP προκύπτουν όλοι από το ίδιο σημείο, ότι η αλληλογραφία σου ζει μόνο στον server και ό,τι αλλάζει εκεί αλλάζει παντού. Στην πράξη αυτό σημαίνει τέσσερα σενάρια όπου μπορεί να χαθούν όλα μαζί.

Χακάρισμα του λογαριασμού. Όποιος βρει τον κωδικό σου έχει μπροστά του όλο το ιστορικό της αλληλογραφίας σου, με προσωπικά δεδομένα, τραπεζικά στοιχεία και κωδικούς που σου έχουν σταλεί. Μπορεί να τα διαβάσει, να τα προωθήσει σε τρίτους ή να τα διαγράψει όλα, και με το IMAP η διαγραφή περνά αμέσως σε υπολογιστή, κινητό και tablet. Δες πώς φτιάχνεις ισχυρό κωδικό πρόσβασης και ενεργοποιείς επαλήθευση δύο βημάτων. Πώς φτάνει ο κωδικός σου στα χέρια τους το εξηγούμε στο τι είναι το malware και πώς προστατεύεσαι. Συχνά ξεκινά από μια απάτη email που ζητά τον κωδικό σου.

Λάθος διαγραφή σε μία συσκευή. Ένα «Διαγραφή όλων» στο κινητό, ένα παιδί που παίζει με το tablet ή μια εφαρμογή που ρυθμίστηκε λάθος, και τα email χάνονται από όλες τις συσκευές ταυτόχρονα. Με το IMAP δεν υπάρχει «η δική μου κόπια», υπάρχει μόνο αυτό που έχει ο server.

Πρόβλημα στον server ή στον πάροχο. Μια βλάβη, ένα λάθος στη διαχείριση του server ή ένας πάροχος που κλείνει επηρεάζει όλα τα email ταυτόχρονα. Εμείς παίρνουμε backup κάθε 2 ώρες με 24 σημεία επαναφοράς, που περιλαμβάνει και τα email, και μπορείς να τα επαναφέρεις μόνος σου από το cPanel. Όμως τα backups ενός server καλύπτουν συγκεκριμένο χρονικό διάστημα και τα ελέγχει ο πάροχος, ενώ το τοπικό αρχείο το κρατάς εσύ για όσο θέλεις.

Λογαριασμός που δεν είναι πια προσβάσιμος. Αν λήξει το domain, αν δεν ανανεωθεί το πακέτο hosting ή αν φύγει από την εταιρεία ο υπάλληλος που είχε τον κωδικό, με το IMAP χάνεις την πρόσβαση στην αλληλογραφία μαζί με τον λογαριασμό. Με το POP3 τα email που κατέβηκαν μένουν στον υπολογιστή.

Γέμισε το email, τι κάνεις

Γέμισε το email συνήθως επειδή ο λογαριασμός είναι σε IMAP και τα μηνύματα στοιβάζονται στον server χωρίς να διαγράφονται ποτέ. Ο χώρος του mailbox στα πακέτα hosting είναι περιορισμένος, ενώ μετράει και στον συνολικό χώρο του πακέτου σου, μαζί με το site και τις βάσεις δεδομένων.

Σε περίπτωση που γεμίσει, δεν θα μπορείς να λάβεις νέα email, με όποιες συνέπειες μπορεί να έχει αυτό στην επαγγελματική σου δραστηριότητα, μέχρι να δημιουργήσεις χώρο διαγράφοντας τα παλαιά. Ο αποστολέας παίρνει πίσω μήνυμα ότι το email δεν παραδόθηκε, και μπορεί να μη σου το πει ποτέ. Με το POP3 τα email κατεβαίνουν στον υπολογιστή σου και το mailbox δεν γεμίζει. Αν παρ' όλα αυτά χρειάζεσαι περισσότερο χώρο, δες πώς κάνεις αλλαγή quota του mailbox στο cPanel.

Λογαριασμός IMAP ή POP3 στο κινητό

Λογαριασμός IMAP στο κινητό είναι ο πιο εύκολος τρόπος να βλέπεις τα email σου παντού, όμως δεν χρειάζεται να θυσιάσεις το τοπικό αντίγραφο για αυτό. Το μειονέκτημα του POP3 είναι ότι, αφού κατεβάσεις τα email τοπικά, δεν μπορείς εύκολα να τα δεις από άλλη συσκευή.

Η λύση είναι μία ρύθμιση. Στο πρόγραμμα email του υπολογιστή σου βάζεις POP3 και ενεργοποιείς την επιλογή «Αφήνω αντίγραφο των μηνυμάτων στον server» για κάποιες ημέρες, για παράδειγμα 14. Έτσι ο υπολογιστής κρατά το μόνιμο αρχείο, ενώ από το κινητό ή το webmail βλέπεις τα πρόσφατα email των τελευταίων ημερών. Δεν συνιστάται όμως να έχεις τον ίδιο λογαριασμό σε POP3 και IMAP ταυτόχρονα, γιατί μπορεί να δημιουργηθούν διπλά μηνύματα ή αλλαγές που δεν συγχρονίζονται. Οι ρυθμίσεις για κάθε πρόγραμμα είναι στις ρυθμίσεις email client και για iPhone στη ρύθμιση email σε iPhone και iPad.

Backup email στο Outlook και στο Thunderbird

Backup email στο Outlook και στο Thunderbird χρειάζεται όταν δουλεύεις με POP3, γιατί πλέον το αρχείο σου βρίσκεται στον υπολογιστή σου. Σε περίπτωση που χτυπήσει ο δίσκος σου, μαζί με τα άλλα δεδομένα θα χαθούν και τα email, οπότε το τοπικό αρχείο θέλει κι αυτό το δικό του αντίγραφο.

Στο Outlook τα email με POP3 αποθηκεύονται σε αρχείο .pst, και η Microsoft περιγράφει πώς το εξάγεις σε αρχείο .pst. Στο Thunderbird όλα βρίσκονται στον φάκελο του προφίλ, και η Mozilla εξηγεί πώς τον μεταφέρεις ή τον αντιγράφεις. Αντίγραψε αυτό το αρχείο ή τον φάκελο τακτικά σε εξωτερικό δίσκο ή σε cloud αποθήκευση. Με αυτό τον τρόπο η αλληλογραφία σου υπάρχει σε τρία σημεία, στον υπολογιστή, στο αντίγραφό σου και για όσες ημέρες τα αφήνεις, στον server.

Να χρησιμοποιήσεις POP3, εφόσον μπορείς. Τόσο ξεκάθαρα σου το προτείνω. Ακόμα κι αν το email σου είναι σε Gmail ή Outlook.com, όπου ο χώρος είναι μεγάλος, ο κίνδυνος από ένα χακάρισμα ή μια λάθος διαγραφή είναι ο ίδιος, οπότε κράτα κι εκεί ένα τοπικό αντίγραφο της σημαντικής αλληλογραφίας σου.